整合您的软件支出数据以更好地进行IT预算规划

用于预算的支出数据
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网络攻击的频率和复杂度正在增加。技术正在以惊人的速度发展。世界越来越依赖数字工具和应用程序的协助来完成业务任务。因此,毫不奇怪 它预算很难坚持,即使它们继续扩大。

在过去的四年中,大多数CIO都报告说 它预算上升 与上一年相比。

与此相类似, 44%的企业 宣布他们打算在2020年增加对技术的投入,而去年这一比例为38%。尽管增加的预算中最大的一部分将用于替换过时的技术硬件,服务器和其他设备,但仍有大约三分之一用于软件。

不断增加的IT预算使谨慎管理技术支出变得更加重要。全面而准确的软件堆栈支出计划有许多好处,包括CEO和CIO之间就业务优先级和简化的采购流程进行了良好的沟通。

但这需要 有关您的软件支出的可靠数据,这很难实现。公司的不同部门可能会使用多种不同的付款方式来执行不同的技术采购流程。此外,软件即服务(SaaS)的易用性以及基于Web浏览器的SaaS界面的普及,使文档编写变得极为困难。

您还需要知道哪些工具具有自动续订的订阅以及何时续订。

没有合适的资源来监督IT运营策略并提供IT服务,您将无法真正了解其支出。使用高效的工具来衡量,管理和传达IT支出的投资回报率至关重要,因此您可以优化预算​​并提高对IT部门和投资的透明度和信任度。

提高您的IT预算的可视性

在收紧您的IT预算时,您的根本问题是获得有关花费多少的知识。如果您不知道要花多少钱,为什么做以及最昂贵的应用是什么,则无法正确地预算。

您可以使用支出分析软件,例如 AppZen 要么 加格 显示支出,生成易于理解的支出报告,并将来自许多来源的支出数据统一为一个真实的来源。这些工具还可以帮助您发现最昂贵的应用程序,以便您寻找更具成本效益的替代方案。

不过,这不仅仅在于跟踪您的支出,还在于有效地做到这一点。 德勤研究 结果表明,有67%的组织会逐案跟踪IT支出,但只有48%的“数字先锋”做同样的事情。相反,数字先锋队更有可能指派业务负责人来衡量支出,并使用仪表板或记分卡来传达收益和成本。

平衡敏捷与洞察力

许多组织在推动敏捷业务实践和他们更为传统的固定IT预算之间发生冲突。敏捷方法为响应新场景提供了更大的灵活性,允许员工在需要时将自己的工具添加到公司技术堆栈中。

但是,成功的预算要求IT团队保持对技术使用的控制权。当员工开始注册您在计划中未考虑的新工具和应用时,您的预算平衡可能会出轨。 

最好使用功能强大的SaaS管理解决方案,例如 鸟居 立即发现和评估新工具。这为IT团队提供了全面的可见性,以发现新许可证,并可以随意批准或阻止它们。

业务工具越来越分散,大多数工具拥有超过一两个主要所有者,如果没有Torii这样的管理解决方案来发光,就很难获得对技术堆栈的可见性。

跟踪使用水平

随着市场发展更快,竞争越来越激烈,可以预料,企业将要求IT部门与业务部门一起工作,以实现价值并提供重要的业务服务。

这需要更仔细地计划IT预算,以证明投资回报率和增值。

实现此目标的唯一方法是了解员工的实际使用模式,因此转向单点登录工具(例如 Okta,显示谁登录了每个应用程序以及他们如何使用它们。例如,您可能希望继续支持多个部门每天使用几次的应用程序,但是吉姆只在会计中使用的应用程序可能会不必要地消耗您的预算。

寻找重叠的工具也很有用,因为您需要为本质上相同的东西支付两次费用。

但是,SSO工具仅跟踪您的IT团队已经知道的应用程序。在纸上看起来不错的应用程序在现实生活中可能无法使用且不切实际,因此您的员工改用了另一个更适合其需求的应用程序。如果您只有Okta,那么您只会知道员工没有使用您提供的工具。幸运的是,Okta与Torii等SaaS管理平台集成在一起,以显示他们选择使用哪个应用程序,以便您可以跟踪整个业务中所有应用程序的使用情况。

此外,公司的一半可以被授予访问应用X的权限,但是由于每个人都单独注册,因此您错过了团体折扣。 鸟居也指出了这些实例,当与SSO工具结合使用时,可以为您的业务带来更多价值。

更好的软件支出数据可改善您的IT预算

获取有关SaaS支出的更好数据可以帮助您对IT预算做出更好的决策,并最终增加IT部门与CEO和其他决策者之间的信任。

当您知道如何使用业务工具,可以跟踪支出并在支持敏捷性和维护控制或技术之间找到合适的平衡时,您可以确信自己在正确的地方花了正确的钱来增加价值。整个业务。

史密斯威拉斯
史密斯威拉斯是一位自由作家,博客作者和数字媒体记者。他拥有供应链管理学位&运营管理和市场营销部门,拥有广泛的数字媒体背景。在过去的几年中,他在数字广告和营销行业取得了长足的发展,曾为Time Inc.,NBCUniversal和Ogilvy等公司工作& Mather.